En la era de la información el nuevo liderazgo se llama efectividad y si queremos ser competitivos hoy en día, es fundamental saber organizar tareas pendientes de una forma eficaz y administrar adecuadamente la gestión del tiempo en nuestro trabajo.

La capacidad de mantener el enfoque es el nuevo cociente intelectual. Ya que nuestro entorno de trabajo esta cambiando continuamente, surgiendo problemas y situaciones que debemos solventar.

Además la información nos inunda. Recibimos información por whatsapp, correo electrónico o redes sociales, que muchas veces son útiles para mantenernos al día, pero que otras tantas, actúan como ladrones del tiempo que nos impiden mantener el foco en las cosas que verdaderamente son importantes.

En muchas ocasiones, este exceso de información produce que tengamos mucho caos en nuestra vida, se nos acumule el trabajo y sintamos que no llegamos, tengamos la sensación de que no controlamos y haya muchas cosas que se nos olviden y otras que continuamente estemos aplazando.

acumular tareas en el trabajo

No tenemos tiempo de hacer nuestro trabajo, por culpa de todo el trabajo que tenemos que hacer.

David Allen

Organiza tu vida con GTD

GTD es una forma diferente de interaccionar en tu día a día y cuando lo utilizas, comienzas a deshacerte del estrés y a tener más sensación de control en tu vida.

El método GTD es un conjunto de hábitos y rutinas que uno integra en su vida y que le permite gestionar de una manera eficiente y eficaz su trabajo, la planificación de tareas y la información que se maneja a diario.

organiza tu vida con el metodo gtd

Nuestro cerebro está preparado para ir absorbiendo todos los estímulos durante el día y si estos estímulos no los sacamos de nuestra cabeza y los depositamos en algún sitio donde podamos procesarlos, continuamente nos van a estar agotando.

En eso consiste el Método GTD, en que no tengamos distracciones mentales y que no haya nada que pueda apartanos de los proyectos importantes.

GTD es el acrónimo de Gettins Things Done y como se puede leer en la Wikipedia, es un método de gestión de actividades que se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

La mente como el agua

El creador del método David Allen, habla de un estado que él denomina la mente como el agua y que es un sistema que procede de las artes marciales, donde un luchador siempre debe estar preparado para recibir un estímulo y luchar frente a él.

La mente como el agua se refiere a la mente en su estado natural de descanso.

la mente como el agua, metodo gtd

Al tirar una piedra al agua, esta reacciona perfectamente con relación al tamaño de la piedra. El agua esta en calma, no tiene miedo antes de que llegue la piedra, ni produce un tsunami al recibir una piedra pequeña.

Es decir, el agua está completamente tranquila hasta que la piedra le toca. A continuación, produce unas ondas que están en perfecta armonía con el tamaño de la piedra y finalmente vuelve a la tranquilidad, quedando lista para la próxima piedra.

Para conseguir este estado, debemos sacar cualquier tipo de actividad no resuelta de nuestra mente, de manera que cuando llegue algún asunto importante, podamos enfocarnos plenamente en el, de una manera totalmente sosegada.

Organizar tareas con el Método GTD

A continuación veremos que el Método GTD se divide en 5 etapas.

organizar tareas con el metodo gtd

Básicamente, en el momento que nos llega una información tenemos que captarla (Recopilar), para que más adelante poder decidir sobre ella (Procesar) si es una información que podemos desechar porque no nos interesa o si es una información que debemos recibir y archivar de alguna manera (Organizar) y la vamos a necesitar (Revisar) para realizar alguna actividad con ella (Hacer) o guardarla para consulta.

1. Recopilar

Debemos registrar todo aquello que llame nuestra atención y guardarlo en una bandeja de entrada física o digital, para poder evaluar en otro momento si nos será de utilidad o no.

Ejemplo: Arrancas tu coche y se enciende el piloto de que debes pasar la revisión, entonces te anotas “Pasar la revisión al coche”.

Para ello, debemos disponer siempre de alguna herramienta que nos permita capturar en cualquier lugar y en cualquier momento. Algunas herramientas de captura pueden ser por ejemplo una agenda, una libreta, un papel o una aplicación del teléfono móvil.

2. Procesar

Es el momento en el que debemos dar forma y decidir que vamos a hacer con las notas que hemos recopilado.

En nuestro ejemplo pasaríamos a definir la acción que necesitamos para poder cumplir la tarea: “LLamar al taller y pedir cita para pasar la revisión al coche”.

Al procesar nuestras notas debemos de seguir el siguiente protocolo:

  1. Empezar siempre por el principio.
  2. No procesar más de un elemento a la vez.
  3. No volver a enviar de vuelta a la bandeja de entrada ningún elemento.
  4. Cuando un elemento requiere de una acción para ser realizado:
    • Si lleva menos de dos minutos, hazlo inmediatamente.
    • Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
  5. Cuando un elemento no requiere una acción:
    • Archívalo como referencia.
    • Deséchalo si no lo consideras importante.
    • Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
  6. Si no lo puedes delegar adecuadamente, informa que está para revisarlo por el área correspondiente.

3. Organizar

Este es el paso que nos permitirá dejar cada elemento en su sitio.

David Allen en el método GTD, establece unas categorías en las que debes organizar las tareas:

  • Siguientes acciones: Es una lista de todo aquello que necesita tu atención y que debes hacer para que tus diferentes proyectos avancen.
  • Proyectos: Es una lista de objetivos o deseos que se quieren lograr. Cada proyecto debería tener siempre al menos una acción próxima definida para que avance.

Sin embargo, es tu decisión seguir al pie de la letra este sistema o adaptarlo a una metodología que se ajuste mejor a tus necesidades.

En nuestro caso añadiríamos nuestro ejemplo de: “LLamar al taller y pedir cita para pasar la revisión al coche” a la lista de siguientes acciones.

4. Revisar

Tener todas nuestras tareas bien planificadas y ordenadas en listas no nos servirá de nada sino vamos revisándolas diariamente o cada vez que tengamos algún momento libre, para poder ir ejecutando cada una de esas tareas.

Al revisar nuestras listas periódicamente, podremos elegir las tareas que vamos a realizar en cada momento en función de las herramientas que tengamos a nuestro alcance, el tiempo que tengamos disponible o nuestro nivel de energía.

Si llegamos a una cita antes de tiempo y tenemos unos minutos libres, podemos aprovechar para revisar nuestra lista de siguientes acciones.

Siguiendo con nuestro ejemplo, podríamos elegir aprovechar ese tiempo para llamar al taller y pedir la cita para la revisión del coche.

5. Hacer

Este paso se basa en elegir con confianza que hacer en cada momento.

Cuando vamos a hacer algo debemos elegir si vamos a:

  • Realizar las tareas según surgen, que es lo que se hace habitualmente.
  • Realizar las tareas que hemos definido y organizado previamente.
  • Dedicar nuestro tiempo a definir y organizar nuestro trabajo.

Se trata de llevar una buena gestión del tiempo y organización de tareas que nos permitirá realizar nuestro trabajo más eficientemente y avanzar en nuestros proyectos.

Puedes hacer cualquier cosa pero no todo.

David Allen

Sin embargo, lo importante no es hacerlo todo a cualquier precio, el valor reside en saber lo que NO estas haciendo y ser consciente de que si estas aplazando algo, es porque en ese momento, no es verdaderamente importante para ti.

Las mejores Aplicaciones para Organizar Tareas e iniciarte en GTD

mejores aplicaciones para organizar tareas

Como decíamos anteriormente, uno de los pilares básicos sobre los que se apoya la metodología GTD es en sacarlo todo de tu cabeza y depositarlo todo en un sistema externo fiable.

Con esto perseguimos el doble objetivo de que todas esas cosas no sean olvidadas, al tiempo que no estén llamando a nuestra puerta una y otra vez, luchando por su espacio en nuestra mente.

Sino guardamos esta información en un sistema que sea confiable, nuestro cerebro nos lo va a estar recordando continuamente y nos va a distraer de la actividad que estemos realizando en el presente.

Para conseguir esto, no hay nada mejor que un gestor de tareas. Y a continuación os mostramos los 5 mejores para adaptar el método GTD:

Todoist

Es una de las mejores aplicaciones de listas de tareas en la actualidad y además, está disponible en casi cualquier. Es intuitiva, veloz, fácil de utilizar y te permite completar las tareas de tu lista en un abrir y cerrar de ojos.

organizar tareas con todoist

Plataformas: (Android, iOS, Windows, Web, Mac)

Omnifous

OmniFocus te ayuda a gestionar todos los asuntos de tu vida diaria. Y con ella, puedes organizar tus tareas en proyectos y añadir etiquetas para establecer conexiones entre estos proyectos.

organizar tareas con omnifocus

Plataformas: (iOS, Web, Mac)

Things

Es un gestor de tareas muy intuitivo y fácil de usar. Con esta aplicación podremos recordar que cosas que debemos hacer y objetivos que queremos conseguir.

Todo esto gracias a un planteamiento muy equilibrado, que combina un buen funcionamiento y unas potentes prestaciones.

organizar tareas con things

Plataformas: (iOS, Mac)

Nirvana

Para conseguir completar tus tareas es necesario conocer cual va a ser tu próxima acción y esta aplicación está construida expresamente para poder aplicar el método GTD.

Nirvana es un administrador de tareas basado en la nube que te mantiene sincronizado en todo momento entre tus diferentes dispositivos.

organizar tareas con nirvana

Plataformas: (Android, iOS, Windows, Web, Mac)

Nozbe

Con esta aplicación podrás agrupar organizar tareas en proyectos y podrás clasificarlas y etiquetarlas según su tipo y prioridad.

organizar tareas con nozbe

Plataformas: (Android, iOS, Windows, Web, Mac)

Los mejores Blogs para Aprender GTD

Aprendiendo GTD: Un blog muy recomendable que además tiene un podcast con consejos sobre GTD, productividad y eficacia personal.

Optima infinito: El blog de José Miguel Bolivar, escritor del libro “Aprende a liberarte del estrés con GTD”.

Productividad y medicina: Además del blog también tienen un podcast muy divertido donde aprenderás técnicas y nuevos hábitos que aumentarán tu productividad personal tanto en el trabajo como en el resto de tu vida.

Formación GTD: Blog sobre formación oficial sobre GTD en España.

Gran parte del estrés que sienten las personas no proviene de tener demasiado que hacer. Viene de no terminar lo que comenzaron.

David Allen

En el siguiente video podrás obtener más información sobre como organizarte con eficacia utilizando el método GTD: