Para delegar responsabilidades eficazmente, una de la habilidades fundamentales que necesita un buen gerente es saber comunicarse con claridad.

Las barreras comunes a la eficiencia y la productividad en las empresas están relacionadas a la falta de claridad y entendimiento sobre las expectativas, objetivos, iniciativas y tareas que surgen diariamente en una empresa.

Como delegar responsabilidades al personal

¿Por qué es tan difícil delegar?

Si los trabajos que delegas frecuentemente no se realizan como esperabas o  lo hacen con una calidad inferior a la que deseabas, es hora de evaluar tu efectividad como comunicador.

Cuando vayas a delegar funciones olvídate de las habilidades de la otra persona.

Como decía Gandhi  “Tú tienes que ser el cambio que quieres ver en el mundo”.

Por lo que en primer lugar debes mejorar tus habilidades para poder  liderar a tu equipo con el ejemplo.

A continuación veremos unas sugerencias que mejorarán drásticamente la manera en que  comunicas las directrices a tus empleados.

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1. Analiza.

Debes analizar que, como, cuando y a quien necesitas.

Antes de comunicarle a otra persona lo que necesitas de él o ella,  tu debes tenerlo totalmente claro.

¿Qué tenemos que hacer, cual es la fecha límite, cuales son las metas deseadas, como lo vamos a  hacer, con que necesitaré ayuda, los objetivos son realistas/alcanzables?

2. Prepárate.

Planifica la conversación y da previo aviso para que esta conversación pueda llevarse a cabo sosegadamente, sin prisa y con ausencia de distracciones.

3. Se responsable.

No dejes que otros asuman lo que tus esperas.

Si tú requieres un determinado procedimiento o  resultado,  es tu responsabilidad comunicarlo específicamente.

Después no te quejes si las cosas no salen como querías.

Hay personas que no se toman el tiempo  para estructurar lo que desean y dan instrucciones ambiguas para pasarle la responsabilidad al subalterno.

Luego si sale mal el trabajo lo culpan.

La ambigüedad de lo que se espera también crea en el empleado desasosiego y desconexión con la empresa.

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4. Obten un compromiso.

Comunicar con claridad no es suficiente.

Debemos obtener de la otra persona un acuerdo.

¿Estás de acuerdo? ¿Podrás hacerlo?

Está probado que los empleados se comprometen más con su trabajo cuando sienten que su opinión cuenta.

Se trata de buscar que la otra parte sienta que formó parte del asunto, ya que finalmente le corresponderá hacer el trabajo solicitado.

No es un teatro.  Es una consideración hacia la otra persona; le estas preguntando si le parece justa la tarea que le estas encomendando, si será capaz de cumplirla tal y como se le solicita.

También le estás dejando saber que le importas lo suficiente. Si  lo haces honestamente podrás en ocasiones recibir resistencia u objeciones lo que podrá requerir que negocies con la persona.  Y  esto aunque pudiera parecer lo contrario, es una buena señal de comunicación.

Es mejor discutir las objeciones y hacer los ajustes que obtener pobres resultados.

Para que las palabras no se las lleve el viento y crear urgencia, pon el asunto por escrito y déjale saber a la persona lo importante que es su encomienda en el esquema de la empresa y como ellos al final se beneficiarán.

Los empleados pierden su compromiso con su gerente cuando no ven una conexión entre su trabajo y los objetivos de la empresa.

De hecho gran parte de los empleados ni siquiera conocen los objetivos de la empresa.

5. Quédate cerca…

… observando el progreso y ofrece retroalimentación positiva cada vez que veas buen trabajo en la dirección correcta.

Cuando haya que dar una reprimenda responde rápidamente haciéndole saber exactamente a la persona  lo que piensas sobre eso.

No lo hagas un asunto personal. Asegúrate que  la persona entiende que  no es nada personal y reafirma su capacidad como empleado.

Los problemas de comunicación no se resuelven con el tiempo, solos o en silencio.

Como líderes en el trabajo, debemos adiestrarnos a ser excelentes comunicadores;  ser el ejemplo para mejorar las buenas relaciones, la productividad y la eficiencia en la empresa.

En el siguiente video tienes más información sobre como delegar responsabilidades eficazmente.