Cómo ser más productivos en el trabajo

En productividad, gran parte de nuestro éxito, se debe a nuestros hábitos. Si tenemos buenos hábitos productivos, lo tendremos más fácil para conseguir nuestras metas y objetivos.

Por el contrario, si no tenemos unos buenos hábitos de base, estaremos condenados al fracaso.

Siempre se ha dicho que:

Productividad es 99% hábitos, 1% herramienta

De esta forma, se le debe de dar más importancia a lo que verdaderamente la merece. Nuestros hábitos.

De nada nos va a servir esforzarnos sino partimos de unos buenos hábitos y costumbres productivas.

Evidentemente, conseguir buenos hábitos productivos, no es algo que se consiga de la noche a la mañana, pero para ello disponemos de técnicas que nos pueden facilitar mucho el conseguir implementar con éxito esos hábitos y costumbres,

y… saber aprovechar estas técnicas es fundamental.

Buenos y malos hábitos

Como en todas las cosas, en productividad, hay buenos y malos hábitos.

Hay una serie de hábitos que deberemos de tener en cuenta y que son beneficiosos para nuestra productividad, y por contra, también hay una serie de hábitos que son dañinos para nuestras metas y objetivos productivos.

Por desgracia, es más fácil caer en los malos hábitos, que en los buenos.

Los buenos hábitos, normalmente requieren de un esfuerzo por nuestra parte, en cambio, los malos hábitos, salen solos, de forma natural, por instinto. Es como si ya los llevásemos instalados de serie en nuestro ADN productivo.

Malos hábitos que debemos evitar para ser más productivos

Con este artículo vamos a intentar ayudar a identificar algunos de los malos hábitos productivos más habituales, para que puedas corregirlos y rectificar a tiempo, antes de que se asienten fuertemente en tu ADN productivo y necesites más esfuerzo para eliminarlos.

Si por el contrario, ya los tienes bien arraigados, te daremos algunas pistas y consejos para quitártelos de encima.

como ser mas productivos

La Multitarea

El mal hábito más extendido y peligroso de todos. Realmente hay personas que son verdaderos especialistas en la multitarea.

Se ponen a hacer algo, y a la primera interrupción que tienen ya sea por mail, teléfono o físicamente, dejan rápidamente lo que están haciendo y se ponen con la nueva tarea que ha llegado, dejando la tarea anterior a medias, incompleta y sin terminar.

Más tarde, cuando ha vuelto la sensación de calma, empiezan a hacer otra cosa, y en medio de esa otra tarea, se dan cuenta de que todavía No terminaron la primera tarea que estaban haciendo!!

Oh Dios mío!, había quedado con aquel cliente en que le llamaría para confirmar antes de las 10 y ya son las 11:30!!! Me va a matar.

Esta es una situación muy típica y habitual.

Entonces, dejan de nuevo la otra tarea que comenzaron a hacer para centrarse en la primera que no terminaron, y así sucesivamente.

Lo mejor que se puede hacer en estos casos, es centrarse en empezar y terminar.

Céntrate!!, detente.

– Empieza tu tarea y no pares hasta terminarla.

Solo una tarea a la vez.

Si llegan nuevas tareas, apuntalas en un tu agenda y sigue con la tarea que estabas haciendo.

Siempre que la nueva tarea sea una interrupción, no te entretengas con los detalles, no anotes fechas de vencimiento, ni contextos, tampoco etiquetas o notas, simplemente apunta la nueva tarea en tu agenda o en el Inbox de tu aplicación de tareas, y sigue con tu plan de trabajo.

Si la nueva o nuevas tareas llegan mediante un mensaje o la bandeja de entrada de tu aplicación de correo, tranquilo, no hagas nada.

Cuando revises luego el email o el teléfono, ya tomarás nota de esa tarea o tareas en tu aplicación de tareas. Por el momento, déjalas allí en Stand-by.

Si viene un compañero a verte para encargarte una nueva tarea, dile amablemente que ahora no puedes atenderle y que en cuanto termines con la tarea que estas haciendo, vas a ir a buscarlo para tomar nota de su petición, o para ver como le puedes ayudar.

Si lo prefiere, y para que no le interrumpas, si no se trata de algo muy dificil o que requiera de muchas explicaciones, puedes decirle que te mande la petición en un mensaje o por correo electrónico, de esta forma no tienes que levantarte e ir a buscarlo, tampoco le molestaras o interrumpirás, y finalmente, siempre quedará constancia escrita de lo que se ha pedido.

Cuando termines la tarea que estás realizando, sigue con tu lista de próximas acciones, según tu planificación, o por el contrario, si alguna de las nuevas tareas que te han llegado es importante, reestructura tu planificación para hacerle un hueco y ponerte con ello cuanto antes.

– Nunca sacrifiques una tarea TMI

Esto es muy importante !!!

Las tareas TMI son Tareas Muy Importantes, o del inglés Most Important Tasks.

Las TMI, son las tareas que realmente te hacen avanzar hacia tus metas y tus objetivos, son las tareas que aportan resultados de verdad, por lo que sacrificar una TMI, por una nueva tarea de menor importancia, es un grave error.

¿Que sucede si la nueva tarea también es una tarea TMI?

En ese caso, intenta sacrificar una tarea de menor impacto e importancia, la que menos daño pueda hacer a tu planificación, tus resultados y tus objetivos.

Reestructura tus tareas menores, para hacerle hueco a la nueva TMI, y modifica la fecha de realización de la tarea menor para hacerla en otro momento o incluso otro día.

En definitiva, es importante que no alternes una tarea a otra sin ton ni son, concéntrate en empezar y terminar cada tarea por grande que sea.

¿Mandas tu o manda tu Smartphone?

Otro mal hábito muy extendido, es el de atender el teléfono móvil a la mínima de cambio.

En cuanto suena una llamada, una alarma o notificación, o en cuanto vemos que se enciende la pantalla, tenemos tendencia a desviar nuestra atención hacia la pantalla de nuestro terminal, y terminamos por coger esa llamada, atender esa alarma o revisar el notificador de mensajes.

En esencia se trata de una distracción en toda regla.

Reconozco que en determinadas ocasiones, todavía desvío mi atención hacia la pantalla del teléfono móvil en cuanto se enciende.

Es algo que cada vez va a menos, pero me sigue sucediendo.

Por eso mismo te recomiendo una serie de trucos para evitar que tu Smartphone, se convierta en un foco de distracciones.

Para empezar  lo primero que debes hacer, es apagar todos los notificadores, alarmas y demás avisos de tu Smartphone.

De esta manera conseguirás que tu atención no se vea afectada en cuanto llegue el primer Whatsapp de turno.

Otro buen consejo, es el hecho de que pongas tu Smartphone en modo vuelo, para que de esta manera, se desactiven todas las comunicaciones.

O incluso mejor, puedes apagarlo por un par de horas mientras dure tu tarea o tareas TMI.

Si la solución de “apagar” directamente el terminal te resulta muy complicada, puedes optar por ponerlo en silencio y boca abajo, para que de esta forma no puedas ver la pantalla.

En definitiva, el objetivo es que  controles a tu teléfono móvil, y no que el te controle a ti.

mejorar la productividad

3º Mal hábito – Falta de planificación

La falta de planificación, es también otro mal hábito productivo que comete mucha gente.

Comenzar el día a salto de mata, atendiendo haciendo cosas aquí y allá, sin rumbo ni coordenadas.

Este grave mal hábito, tendrá consecuencias muy negativas para tu productividad, y va muy de la mano de la multitarea.

El hecho de no tener una planificación, hará que alternemos de una actividad a otra, y que probablemente ignoremos nuestras metas y objetivos.

Es totalmente recomendable planificar todos los días, las actividades y tareas del día siguiente.

La Planificación Diaria: Todos los días de Lunes a Jueves, al terminar el día, planifica las actividades y tareas del día siguiente.

Planificación Semanal: Todos los viernes, planifica el inicio de la próxima semana (Lunes / Martes) y distribuye algunas tareas restantes durante el resto de la semana (Miércoles, Jueves, Viernes), para de esta forma tener un plan de ruta ya trazado.

La planificación diaria, es más hermética, más cerrada, cada día planificas el día siguiente y esa planificación queda inamovible salvo imprevisto o urgencia de fuerza mayor.

La planificación semanal es más abierta, tiene la ventaja de que te permite iniciar la siguiente semana con un mapa de ruta, para que cuando llegue el Lunes, puedas comenzar a tope, sin distracciones ni interrupciones.

Paralelamente, tiene la ventaja adicional de que la planificación inicial que hiciste el viernes para el resto de la semana, la puedes ir moviendo y reestructurando según tus nuevas necesidades y prioridades.

Es importante no ser exigente con la planificación del Viernes para la semana siguiente, y dejar huecos suficientes para poder mover las tareas, citas y eventos a medida que surjan nuevos imprevistos.

Tener una buena planificación, te hará avanzar hacia tus metas y objetivos, con un rumbo prefijado. La planificación es el equivalente a tu GPS.

Reuniones improductivas

Las reuniones son buenas, y necesarias, en si, no son un mal hábito productivo, si se realizan con control y orientadas extraer objetivos y resultados.

España tiene fama y costumbre de ser un país que sufre de “Reunionitis”.

Nos reunimos por cualquier cosa, por cualquier motivo. Muchas veces, se convocan reuniones improvisadas, sin preparación, sin una meta clara o un objetivo, y eso si que es un mal hábito.

Lo peor de todo es que después de 2 horas de reunión, sin extraer nada en concreto, decimos: “Por hoy lo dejamos aquí, pero mañana seguimos”.

Error!!!

reuniones improductivas

Cuando prepares o te convoquen a una reunión, debes tener bien claros los objetivos de la misma, que se va a extraer de ella y cual es su finalidad, si te aporta algo o te va a hacer perder el tiempo.

– Documéntate

Pregunta, infórmate, no asistas a una reunión porqué si, porqué te lo han pedido y ya está. Tampoco asistas a una reunión sin documentarte y sin documentación.

Si te consultan alguna cosa, quedarás como un tonto por no tener respuestas.

En base a la temática de la reunión, debes de ir previamente preparado.

Puedes preparar un informe, un análisis, una previsión, puedes llevar una lluvia de ideas si la reunión es para debatir sobre un nuevo producto o servicio.

Si la reunión es para la resolución de un problema, puedes llevar una propuesta de resolución.

En definitiva, no vayas a la reunión sin nada, con las manos vacías y sin aportar.

– Qué, Quién y Cuando

Es importante que a medida de que la reunión avance y se definan acciones a realizar, quede constancia escrita y todos tengáis muy claro:

  • Qué se debe de hacer, ya sea una sola acción o varias acciones.
  • Quién debe de hacer que.
  • Cuándo aquí definimos temporalmente cuándo es necesario realizar la acción o acciones definidas. Ponemos una fecha de vencimiento.

– El Tiempo es Oro

En algunas ocasiones, quizás puedas proponer alternativas a las reuniones presenciales, para evitar los desplazamientos.

No es lo mismo tener que cruzar toda la ciudad a media mañana para asistir a una reunión, que poder hacer la reunión mediante Skype o Google Hangouts. En este caso, el tiempo de desplazamiento se reduce a “0”.

En todo caso, antes de iniciar una reunión, se deberá fijar un tiempo máximo de duración.

Es un error convocar o entrar a una reunión en la cual no se ha definido un tiempo de duración. Piensa que el tiempo que dure la reunión se debe de multiplicar por la cantidad de asistentes.

Así pues, una reunión de 1 hora de duración, a la cual han asistido 4 personas, equivale a una inversión de 4 horas en productividad de los trabajadores.

Establecer una duración máxima, hará que la reunión sea ágil, rápida y concisa, se aborden los temas directamente y se eviten rodeos y divagar con otros temas que no vienen a cuento.

– Puntualidad

Hay que inculcar la cultura de la puntualidad.

No es productivo, el hecho de que se convoque una reunión a una hora determinada, y la gente vaya llegando a cuenta gotas.

Por consiguiente el inicio de la reunión, se demorará en base a lo que tarden en llegar las otras personas.

– Saber decir NO

En algunas ocasiones te pueden solicitar para una reunión en la que van a hablar de un nuevo proceso en la empresa.

Si ya conoces ese nuevo proceso o no te a aportar nada interesante o nuevo, directa y amablementedeclina la reunión.

Mucha gente acaba accediendo a tener reuniones, simplemente por no parecer descortés o mal educado.

Y esto ademas de que no le va a reportar nada, acabará dañando gravemente la productividad de ese día.

Revisar tu correo electrónico constantemente

Esto se denomina “Síndrome del chequeo constante”

Revisar tu correo electrónico constantemente, es un mal hábito muy extendido por muchos profesionales de todos los sectores.

No por el hecho de revisar tu correo electrónico con más frecuencia vas a ser mejor profesional.

Conseguirás ser muy popular, por atender el correo al instante, pero no avanzarás en la realización de tus tareas y en la consecución de tus objetivos.

El correo electrónico es un arma de doble filo. Si lo chequeas constantemente, dará la sensación de que siempre estás enganchado al correo, y por consiguiente, cuando alguien te envíe algo urgente, va a esperar respuesta de inmediato.

Por otro lado, alguien que solo esta pendiente de su correo, no se concentra en “empezar y terminar” sus tareas, y tiene todos los números para caer en la multitarea, en cuanto llega un nuevo correo con una petición “urgente”.

Recuerda…

Las urgencias se deben notificar por teléfono, no por correo electrónico.

¿Entonces? ¿No reviso el correo?

El correo electrónico, ha de ser revisado y procesado varias veces al día, pero lo correcto es marcar bloques de tiempo para realizar esta labor. No es recomendable revisar a todas horas el correo y procesar los mensajes a medida que van entrando.

Si lo haces, estarás prestando más atención a lo que llega a tu correo, que a hacer y completar tareas. Además corres el riesgo de que cualquier cosa que llegue y lleve el sello de urgente o importante, tire por tierra toda tu planificación.

Lo correcto es definir varios bloques de tiempo durante la jornada para realizar la revisión y procesado del correo electrónico.

Educa a tus compañeros y superiores.

Si tienen alguna petición realmente urgente, que no te la manden por correo electrónico, ya que en función de las horas a las que destines los bloques de tiempo para la revisión y procesado del correo, puede darse el caso de que alguna cosa urgente, no la atiendas cuando corresponda, y luego vendrán las prisas, las carreras y quizá hasta los enfados.

Las peticiones urgentes e importantes, siempre por teléfono.

De esta forma evitaremos el …

“Es que me enviaste el correo a las 13 pero yo hasta que no lo miré de a las 16:00 de la tarde, no vi tu petición.”

Hay personas que padecen el “Síndrome del chequeo constante”, que no es otra cosa que estar pendiente de todos y cada uno de los correos que llegan justo en el momento en el que llegan, y da igual desde que dispositivo,… estas personas están siempre “On” ya sea desde su Smartphone, Tablet, Pc o Portátil.

No pasa nada porque se te acumulen algunos correos.

Piensa que no todos los correos son iguales, y que quizá de un bloque de 25 correos, tan solo 5 sean tareas, 5 o 6 respuestas a peticiones tuyas, algunos de publicidad, y otros un simple “Gracias” o “Ok”

Con lo cual reducimos los 25 correos en 5 o 6 que son próximas acciones, y el resto pueden ir desde material de consulta / referencia a basura o un simple “gracias” que evidentemente eliminaremos, ya que el mensaje en si no requiere ninguna acción por nuestra parte y tampoco es útil como material de consulta posterior.

Te recomiendo ver este vídeo de Elsa Punset, en el cual habla de la multitarea: