Cómo Organizar Mejor tus Tareas Diarias con el Método GTD

Cómo Organizar Mejor tus Tareas Diarias con el Método GTD

En la era de la información el nuevo liderazgo se llama efectividad y si queremos ser competitivos hoy en día, es fundamental saber organizar tareas pendientes de una forma eficaz y administrar adecuadamente la gestión del tiempo en nuestro trabajo.

La capacidad de mantener el enfoque es el nuevo cociente intelectual. Ya que nuestro entorno de trabajo esta cambiando continuamente, surgiendo problemas y situaciones que debemos solventar.

Además la información nos inunda. Recibimos información por whatsapp, correo electrónico o redes sociales, que muchas veces son útiles para mantenernos al día, pero que otras tantas, actúan como ladrones del tiempo que nos impiden mantener el foco en las cosas que verdaderamente son importantes.

En muchas ocasiones, este exceso de información produce que tengamos mucho caos en nuestra vida, se nos acumule el trabajo y sintamos que no llegamos, tengamos la sensación de que no controlamos y haya muchas cosas que se nos olviden y otras que continuamente estemos aplazando.

acumular tareas en el trabajo

No tenemos tiempo de hacer nuestro trabajo, por culpa de todo el trabajo que tenemos que hacer.

David Allen

Organiza tu vida con GTD

GTD es una forma diferente de interaccionar en tu día a día y cuando lo utilizas, comienzas a deshacerte del estrés y a tener más sensación de control en tu vida.

El método GTD es un conjunto de hábitos y rutinas que uno integra en su vida y que le permite gestionar de una manera eficiente y eficaz su trabajo, la planificación de tareas y la información que se maneja a diario.

organiza tu vida con el metodo gtd

Nuestro cerebro está preparado para ir absorbiendo todos los estímulos durante el día y si estos estímulos no los sacamos de nuestra cabeza y los depositamos en algún sitio donde podamos procesarlos, continuamente nos van a estar agotando.

En eso consiste el Método GTD, en que no tengamos distracciones mentales y que no haya nada que pueda apartanos de los proyectos importantes.

GTD es el acrónimo de Gettins Things Done y como se puede leer en la Wikipedia, es un método de gestión de actividades que se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

La mente como el agua

El creador del método David Allen, habla de un estado que él denomina la mente como el agua y que es un sistema que procede de las artes marciales, donde un luchador siempre debe estar preparado para recibir un estímulo y luchar frente a él.

La mente como el agua se refiere a la mente en su estado natural de descanso.

la mente como el agua, metodo gtd

Al tirar una piedra al agua, esta reacciona perfectamente con relación al tamaño de la piedra. El agua esta en calma, no tiene miedo antes de que llegue la piedra, ni produce un tsunami al recibir una piedra pequeña.

Es decir, el agua está completamente tranquila hasta que la piedra le toca. A continuación, produce unas ondas que están en perfecta armonía con el tamaño de la piedra y finalmente vuelve a la tranquilidad, quedando lista para la próxima piedra.

Para conseguir este estado, debemos sacar cualquier tipo de actividad no resuelta de nuestra mente, de manera que cuando llegue algún asunto importante, podamos enfocarnos plenamente en el, de una manera totalmente sosegada.

Organizar tareas con el Método GTD

A continuación veremos que el Método GTD se divide en 5 etapas.

organizar tareas con el metodo gtd

Básicamente, en el momento que nos llega una información tenemos que captarla (Recopilar), para que más adelante poder decidir sobre ella (Procesar) si es una información que podemos desechar porque no nos interesa o si es una información que debemos recibir y archivar de alguna manera (Organizar) y la vamos a necesitar (Revisar) para realizar alguna actividad con ella (Hacer) o guardarla para consulta.

1. Recopilar

Debemos registrar todo aquello que llame nuestra atención y guardarlo en una bandeja de entrada física o digital, para poder evaluar en otro momento si nos será de utilidad o no.

Ejemplo: Arrancas tu coche y se enciende el piloto de que debes pasar la revisión, entonces te anotas “Pasar la revisión al coche”.

Para ello, debemos disponer siempre de alguna herramienta que nos permita capturar en cualquier lugar y en cualquier momento. Algunas herramientas de captura pueden ser por ejemplo una agenda, una libreta, un papel o una aplicación del teléfono móvil.

2. Procesar

Es el momento en el que debemos dar forma y decidir que vamos a hacer con las notas que hemos recopilado.

En nuestro ejemplo pasaríamos a definir la acción que necesitamos para poder cumplir la tarea: “LLamar al taller y pedir cita para pasar la revisión al coche”.

Al procesar nuestras notas debemos de seguir el siguiente protocolo:

  1. Empezar siempre por el principio.
  2. No procesar más de un elemento a la vez.
  3. No volver a enviar de vuelta a la bandeja de entrada ningún elemento.
  4. Cuando un elemento requiere de una acción para ser realizado:
    • Si lleva menos de dos minutos, hazlo inmediatamente.
    • Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
  5. Cuando un elemento no requiere una acción:
    • Archívalo como referencia.
    • Deséchalo si no lo consideras importante.
    • Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
  6. Si no lo puedes delegar adecuadamente, informa que está para revisarlo por el área correspondiente.

3. Organizar

Este es el paso que nos permitirá dejar cada elemento en su sitio.

David Allen en el método GTD, establece unas categorías en las que debes organizar las tareas:

  • Siguientes acciones: Es una lista de todo aquello que necesita tu atención y que debes hacer para que tus diferentes proyectos avancen.
  • Proyectos: Es una lista de objetivos o deseos que se quieren lograr. Cada proyecto debería tener siempre al menos una acción próxima definida para que avance.

Sin embargo, es tu decisión seguir al pie de la letra este sistema o adaptarlo a una metodología que se ajuste mejor a tus necesidades.

En nuestro caso añadiríamos nuestro ejemplo de: “LLamar al taller y pedir cita para pasar la revisión al coche” a la lista de siguientes acciones.

4. Revisar

Tener todas nuestras tareas bien planificadas y ordenadas en listas no nos servirá de nada sino vamos revisándolas diariamente o cada vez que tengamos algún momento libre, para poder ir ejecutando cada una de esas tareas.

Al revisar nuestras listas periódicamente, podremos elegir las tareas que vamos a realizar en cada momento en función de las herramientas que tengamos a nuestro alcance, el tiempo que tengamos disponible o nuestro nivel de energía.

Si llegamos a una cita antes de tiempo y tenemos unos minutos libres, podemos aprovechar para revisar nuestra lista de siguientes acciones.

Siguiendo con nuestro ejemplo, podríamos elegir aprovechar ese tiempo para llamar al taller y pedir la cita para la revisión del coche.

5. Hacer

Este paso se basa en elegir con confianza que hacer en cada momento.

Cuando vamos a hacer algo debemos elegir si vamos a:

  • Realizar las tareas según surgen, que es lo que se hace habitualmente.
  • Realizar las tareas que hemos definido y organizado previamente.
  • Dedicar nuestro tiempo a definir y organizar nuestro trabajo.

Se trata de llevar una buena gestión del tiempo y organización de tareas que nos permitirá realizar nuestro trabajo más eficientemente y avanzar en nuestros proyectos.

Puedes hacer cualquier cosa pero no todo.

David Allen

Sin embargo, lo importante no es hacerlo todo a cualquier precio, el valor reside en saber lo que NO estas haciendo y ser consciente de que si estas aplazando algo, es porque en ese momento, no es verdaderamente importante para ti.

Las mejores Aplicaciones para Organizar Tareas e iniciarte en GTD

mejores aplicaciones para organizar tareas

Como decíamos anteriormente, uno de los pilares básicos sobre los que se apoya la metodología GTD es en sacarlo todo de tu cabeza y depositarlo todo en un sistema externo fiable.

Con esto perseguimos el doble objetivo de que todas esas cosas no sean olvidadas, al tiempo que no estén llamando a nuestra puerta una y otra vez, luchando por su espacio en nuestra mente.

Sino guardamos esta información en un sistema que sea confiable, nuestro cerebro nos lo va a estar recordando continuamente y nos va a distraer de la actividad que estemos realizando en el presente.

Para conseguir esto, no hay nada mejor que un gestor de tareas. Y a continuación os mostramos los 5 mejores para adaptar el método GTD:

Todoist

Es una de las mejores aplicaciones de listas de tareas en la actualidad y además, está disponible en casi cualquier. Es intuitiva, veloz, fácil de utilizar y te permite completar las tareas de tu lista en un abrir y cerrar de ojos.

organizar tareas con todoist

Plataformas: (Android, iOS, Windows, Web, Mac)

Omnifous

OmniFocus te ayuda a gestionar todos los asuntos de tu vida diaria. Y con ella, puedes organizar tus tareas en proyectos y añadir etiquetas para establecer conexiones entre estos proyectos.

organizar tareas con omnifocus

Plataformas: (iOS, Web, Mac)

Things

Es un gestor de tareas muy intuitivo y fácil de usar. Con esta aplicación podremos recordar que cosas que debemos hacer y objetivos que queremos conseguir.

Todo esto gracias a un planteamiento muy equilibrado, que combina un buen funcionamiento y unas potentes prestaciones.

organizar tareas con things

Plataformas: (iOS, Mac)

Nirvana

Para conseguir completar tus tareas es necesario conocer cual va a ser tu próxima acción y esta aplicación está construida expresamente para poder aplicar el método GTD.

Nirvana es un administrador de tareas basado en la nube que te mantiene sincronizado en todo momento entre tus diferentes dispositivos.

organizar tareas con nirvana

Plataformas: (Android, iOS, Windows, Web, Mac)

Nozbe

Con esta aplicación podrás agrupar organizar tareas en proyectos y podrás clasificarlas y etiquetarlas según su tipo y prioridad.

organizar tareas con nozbe

Plataformas: (Android, iOS, Windows, Web, Mac)

Los mejores Blogs para Aprender GTD

Aprendiendo GTD: Un blog muy recomendable que además tiene un podcast con consejos sobre GTD, productividad y eficacia personal.

Optima infinito: El blog de José Miguel Bolivar, escritor del libro “Aprende a liberarte del estrés con GTD”.

Productividad y medicina: Además del blog también tienen un podcast muy divertido donde aprenderás técnicas y nuevos hábitos que aumentarán tu productividad personal tanto en el trabajo como en el resto de tu vida.

Formación GTD: Blog sobre formación oficial sobre GTD en España.

Gran parte del estrés que sienten las personas no proviene de tener demasiado que hacer. Viene de no terminar lo que comenzaron.

David Allen

En el siguiente video podrás obtener más información sobre como organizarte con eficacia utilizando el método GTD:

Kaizen. El Método de Mejora Continua

Kaizen. El Método de Mejora Continua

¿Que es Kaizen?

Kaizen es una palabra de origen japones que significa cambiar para mejorar y que a lo largo del tiempo se ha ido aceptando como proceso de mejora continua.

La traducción literal de este término es:

traduccion literal del termino kaizen en japones

La Filosofía Kaizen

Siempre ocurre que cuando nos proponemos mejorar cualquier aspecto de nuestra vida, en la mayoría de las ocasiones tendemos a fijarnos grandes objetivos, como pueden ser:

  • Dejar de fumar
  • Perder peso
  • Aprender otro idioma
  • Emprender un negocio

El principal problema es que solemos perder la motivación por el camino y nos acabamos rindiendo antes de alcanzar nuestra meta.

La filosofía Kaizen o método de mejora continua nos enseña que una serie de pequeñas mejoras continuas y constantes son mejor que iniciar un gran cambio.

La forma de aplicar esta filosofía es dando pequeños pasos en un corto plazo de tiempo, para lograr alcanzar tu objetivo a largo plazo.

Por ejemplo, si queremos aplicar la filosofía Kaizen para perder peso, en el caso de que nuestra meta sea perder 6 kilos, en principio nos será muy dificil lograrlo.

Pero si utilizamos el método Kaizen y dividimos esa meta en objetivos más pequeños y adsequibles como por ejemplo, perder 500 gramos a la semana, en esta ocasión sí que nos abremos fijado un objetivo mucho más fácil de lograr y en apenas 3 meses abremos alcanzado fácilmente nuestra meta final.

El Método japones de las 5s

Este técnica está basada en la filosofía Kaizen y se aplica en grandes empresas de todo el mundo, debido a que ofrece unos resultados excelentes con una gran sencillez y permite a las empresas ser más competitivas y productivas.

El método de las 5s nació en Japón en la década de los años 50 y es conocido por implantarse a gran velocidad en las cadenas de producción del sector del automovil.

El metodo de las 5 s

Este método permite crear disciplina para mantener el lugar de trabajo limpio y ordenado, manteniedo a la vista cualquier deshecho  y proporcionando visibilidad inmediata a cualquier anormalidad que pudiera surgir.

Con su aplicación, las empresas consiguen mejorar drásticamente sus niveles de calidad, eliminación de tiempos muertos y reducción de costes.

El principal propósito de esta técnica es identificar anormalidades, es decir, si nuestro lugar de trabajo es desordenado y caótico será muy complicado detectar cuando surja algún problema.

Por el contrario, si se procura un lugar de trabajo limpio y organizado será mucho más fácil identificar cuando algo no vaya bien.

El Método de las 5s aplicado a la Hostelería

Existe una variante de este método que se utiliza en el sector de la hostelería y que resulta muy útil para mantener ordenadas, limpias y organizadas las cocinas en los restaurantes.

  • Separar lo innecesario: Todos los utensilios que no se vayan a utilizar deben colocarse en su lugar, tirarse a la basura o ponerse en venta. Con la finalidad de optimizar las areas de trabajo y evitar la acumulación de suciedad.
  • Situar lo necesario: Todo debe ser organizado y almacenado de manera que lo podamos encontrar en un tiempo máximo de 30 segundos. Además, cuando terminemos de usar un utensilio debemos devolverlo a su sitio.
  • Suprimir la suciedad: Es muy importante limpiar de manera frecuente para evitar la aparición de insectos. Por lo que se debe procurar mantener todas las áreas de trabajo limpias en todo momento.
  • Señalar las anomalías: Se deben aplicar procedimientos que permitan detectar irregularidades y anomalías. Como por ejemplo, en el caso de que alguna máquina o utensilio se haya estropeado, se puede señalar con una pegatina roja para recordar que hay que arreglarlo o sustituirlo.
  • Seguir mejorando: Como el propio término Kaizen nos indica, debemos mantener una filosofía de mejora continua. La disciplina y la constancia son fundamentales si queremos obtener resultados positivos.

En el siguiente video podemos conocer un poco más sobre el Método Kaizen:

15 Tips para Aumentar la Productividad Laboral

15 Tips para Aumentar la Productividad Laboral

En muchas ocasiones para aumentar la productividad, necesitamos un impulso, un estímulo.

Todos tenemos algunos días en los que estamos más bajos de energía, más cansados, con la moral baja, decaídos y con pocas ganas de ser productivos.

En esos días, no somos capaces de hacer progresar como quisiéramos nuestra lista/s de tareas.

¿Qué podemos hacer para mejorar nuestra productividad?

El día que ocurre esto, nos vemos obligados a hacer grandes esfuerzos para poder ser “productivos”.

No somos capaces de concentrarnos, e incluso seleccionando nuestras tareas más fáciles para los momentos de “baja energía”, somos incapaces de avanzar para seguir completando nuestras listas de tareas.

A continuación veremos unos sencillos consejos que nos permitiran fácilmente aumentar nuestra productividad laboral:

1. Un buen descanso

Una de las mejores formas de ser productivo y poder avanzar con nuestras listas de tareas es haber disfrutado de un sueño reparador la noche anterior o de un buen descanso.

Muchas veces, intentamos robarle horas al día acostandonos tarde por la noche para poder hacer aquellas cosas que no nos ha dado tiempo hacer antes durante el día.

Lo malo es que no le estaremos robando horas al día que está terminando, si no que le estamos robando horas al día que está por comenzar, ya que al tener menos horas de sueño y de descanso, estaremos más confusos, somnolientos, cansados… y por tanto, nuestras listas de tareas se nos harán cuesta arriba.

Rendiremos menos, y no conseguiremos alcanzar nuestros objetivos previstos para el día.

Un hábito de descanso, y dormir siempre un mínimo de 8 horas, nos hará ser más productivos

2. Hidrátate

Toma alguna bebida para hidratarte.

  • Agua
  • Infusiones
  • Refrescos sin cafeína
  • Café (no abusar)
  • Refresco con cafeína (no abusar)

Fijate que las bebidas con cafeína las he puesto en último lugar.

Normalmente tendemos a lo contrario y son las primeras bebidas que tomamos al comenzar el día.

Bebe mucha agua,una deshidratación del 2% afecta al rendimiento intelectual.

3. Haz ejercicio

Algunas personas necesitan un disparador o activador para ponerse en marcha.

Si eres de esas personas a las que no se les pegan las sábanas y te cuesta poco levantarte temprano, puedes aprovechar para levantarte un poquito antes por las mañanas y practicar algo de ejercicio.

Para muchas personas ese es el activador necesario para tener un día productivo, ya que al realizar ejercicio físico como primera actividad del día, les despierta y prepara para toda la jornada que tienen por delante.

4. Respira profundamente

Puede parecer una tontería, pero respirar profundamente varias veces inspirando el aire por la nariz y exhalando el aire por la boca, nos ayudará a oxigenar nuestro cerebro, y en consecuencia podremos pensar mejor.

Debemos respirar muy lenta y profundamente, y lo mismo para exhalar el aire. Este ejercicio lo realizaremos unas 10 veces.

5. Empezar

En ocasiones el activador o disparador que necesitamos para empezar a ser productivos es hacer algo muy pequeño.

Intenta realizar una tarea. Haz una tarea pequeña, de las que tienes etiquetadas como “baja energía” o con un tiempo estimado inferior a 5 o 10 minutos.

Si lo deseas intenta procesar tu bandeja de entrada, y “haz” una tarea siguiendo la regla de los 2 minutos.

Para todos aquellos que no sabéis cual es la regla de los 2 minutos, os la describo muy brevemente.

La regla de los 2 minutos forma parte del flujo de GTD y dice que si tenemos un elemento que podemos hacer o procesar en menos de 2 minutos, lo hagamos en ese mismo instante, ya que 2 minutos es el tiempo estimado que necesitaríamos para poderla anotar en nuestro sistema.

Si lo deseas y solo como disparador para ponerte a hacer cosas mayores, puedes hacer dos o tres tareas siguiendo esta regla.

Recuerda… Solo como disparador para activarte y pasar a tareas mayores. En este momento realmente no estás procesando.

El simple hecho de que completemos alguna tarea, por pequeña que esta sea, nos activará y nos permitirá encontrar el ritmo que nos falta para seguir con nuestra lista de tareas prevista para hoy.

6. Utiliza la técnica Pomodoro

En los días en que nos cuesta ser productivos, podemos utilizar la técnica Pomodoro.

La técnica Pomodoro es un método de productividad desarrollado por Francesco Cirillo en 1980.

El nombre de la técnica, viene de los temporizadores de cocina con forma de tomate, que en italiano se llama Pomodoro.

Para poder llevar a cabo la técnica necesitaremos un temporizador, ya sea una aplicación en nuestro Smartphone o como decía anteriormente, un temporizador de cocina.

Un pomodoro es un bloque de tiempo de 25 minutos. Cada 25 minutos haremos un descanso de 5 minutos.

Cada 4 Pomodoros (bloques de 25 minutos con sus correspondientes descansos de 5 minutos) tomaremos un descanso de aproximadamente 10 a 15 minutos.

Después de ese descanso volveremos a iniciar el ciclo de Pomodoros.

Hay multitud de aplicaciones para nuestro Smartphone, tableta, y ordenador, así como también hay extensiones y complementos para nuestro navegador a fin de que podamos aplicar esta técnica.

7. Escucha música

Un truco que funciona en muchas ocasiones cuando te quieres activar es escuchar música.

Según el estado productivo en el que te encuentres te recomiendo escuchar un tipo de música u otro.

Por ejemplo:

  • Para activarte: Puedes escuchar música Rock.
  • En tareas rutinarias o de baja concentración y energía: Puedes escuchar Pop, Blues, o Soul.
  • Para mantener la concentración: Cuando quieres mantener el enfoque y la concentración, puedes escuchar música relajante.

 

8. Replanifica

Quizá la tarde anterior, realizaste la planificación para el día siguiente, pensando en que tus niveles de energía y concentración, serian óptimos.

Tómate la libertad de replanificar tus tareas en base a tu energía y concentración actual. Si puedes, reprograma algunas tareas para cuando tus niveles de energía y concentración aumenten, y empieza por tareas pequeñas para activarte.

9. Divide las tareas

Como complemento al punto anterior, si no puedes posponer ninguna de tus tareas, un truco que también funciona, es dividir las tareas en pasos más pequeños.

Toma una primera tarea de las que tienes que hacer hoy y dividela en pasos más pequeños y asumibles. Empieza a trabajar en esos pasos más pequeños, y verás cómo en poco tiempo habrás conseguido activar tu productividad.

Como decía Julio Cesar “Divide y Vencerás”.

10. Da un pequeño paseo

Si tienes oportunidad, sal a dar un pequeño paseo no más de 15 minutos, lo justo para respirar aire fresco y despejarte un poco.

Si por el contrario, trabajas en una oficina y no puedes salir a la calle a dar un paseo, seguro que podrás asomarte a alguna ventana, ir hasta la máquina del café, la salida de la oficina, etc.

Lo importante es levantarte de la silla unos minutos para apartar la vista de la pantalla del ordenador y romper con ese bloqueo que te impide avanzar en tus tareas.

11. Mira una fotografía

Otro truco que sirve para estas ocasiones es mirar la fotografía de una persona querida.

En aquellos momentos en los que te sientas improductivo, mirar la fotografía de esta persona  y pensar en lo que hareis juntos cuando acabes, te activará para poder terminar el trabajo pendiente y poder disfrutar cuando estes con ella sin pensar en lo que me ha quedado por hacer.

12. Mantén una actitud positiva

En los momentos de baja productividad, es difícil mantener una actitud positiva.

Si aprovechamos los momentos de baja productividad, para tener una actitud negativa, esa actitud alimentará nuestra baja productividad y entraremos en un bucle peligroso el cual probablemente nos llevará a no cumplir ningún objetivo previsto para nuestra jornada, y seguramente volveremos a casa con la sensación de no haber hecho nada en todo el día.

Paralelamente iniciaremos un estado de ansiedad por la acumulación de las tareas del día anterior y las del próximo día.

Si por el contrario, tenemos una actitud positiva, decidida, lanzada y optimista, conseguiremos activar nuestra productividad, y poco a poco ir completando nuestras metas y objetivos previstos para el día.

Actitud positiva

13. Leer una cita o párrafo inspirador

No te voy a pedir que durante tu jornada laboral te pongas a leer como si estuvieras en el salón de tu casa una tarde de invierno lluviosa, arropado por una manta y con una taza caliente y humeante a tu lado.

Pero si es una buena idea que leas una pequeña cita o párrafo de un libro o autor que te guste y consiga que te pongas en marcha.

14. Trabaja con fechas límite

En muchas ocasiones, tus tareas tendrán una fecha límite para ser completadas. Mi consejo es que adelantes esa fecha límite algunos días.

Adelantando fechas límite, conseguirás ponerte en marcha para completar las tareas antes de la fecha indicada, y además obtendrás como beneficio finalizar las tareas antes de su fecha real de vencimiento

15. Utiliza herramientas minimalistas

Utilizar herramientas con enfoque minimalista te ayudará a aumentar tu productividad.

Una aplicación de tareas sencilla como pueda ser Todoist, Wunderlist o similares, hará que no pierdas el tiempo configurando opciones avanzadas, y puedas centrarte mejor en realizar tus tareas pendientes.

Aplicar estos consejos por separado, o combinando varios de ellos en una misma jornada, hará que tu productividad aumente y encuentres el estado productivo que necesitas.

A continuación te dejamos un video con los 7 Tips científicos que debes conocer para mejorar tu productividad en el trabajo:

¿Cómo ser más Productivos? Evita estos Malos Hábitos para Conseguirlo

¿Cómo ser más Productivos? Evita estos Malos Hábitos para Conseguirlo

Cómo ser más productivos en el trabajo

En productividad, gran parte de nuestro éxito, se debe a nuestros hábitos. Si tenemos buenos hábitos productivos, lo tendremos más fácil para conseguir nuestras metas y objetivos.

Por el contrario, si no tenemos unos buenos hábitos de base, estaremos condenados al fracaso.

Siempre se ha dicho que:

Productividad es 99% hábitos, 1% herramienta

De esta forma, se le debe de dar más importancia a lo que verdaderamente la merece. Nuestros hábitos.

De nada nos va a servir esforzarnos sino partimos de unos buenos hábitos y costumbres productivas.

Evidentemente, conseguir buenos hábitos productivos, no es algo que se consiga de la noche a la mañana, pero para ello disponemos de técnicas que nos pueden facilitar mucho el conseguir implementar con éxito esos hábitos y costumbres,

y… saber aprovechar estas técnicas es fundamental.

Buenos y malos hábitos

Como en todas las cosas, en productividad, hay buenos y malos hábitos.

Hay una serie de hábitos que deberemos de tener en cuenta y que son beneficiosos para nuestra productividad, y por contra, también hay una serie de hábitos que son dañinos para nuestras metas y objetivos productivos.

Por desgracia, es más fácil caer en los malos hábitos, que en los buenos.

Los buenos hábitos, normalmente requieren de un esfuerzo por nuestra parte, en cambio, los malos hábitos, salen solos, de forma natural, por instinto. Es como si ya los llevásemos instalados de serie en nuestro ADN productivo.

Malos hábitos que debemos evitar para ser más productivos

Con este artículo vamos a intentar ayudar a identificar algunos de los malos hábitos productivos más habituales, para que puedas corregirlos y rectificar a tiempo, antes de que se asienten fuertemente en tu ADN productivo y necesites más esfuerzo para eliminarlos.

Si por el contrario, ya los tienes bien arraigados, te daremos algunas pistas y consejos para quitártelos de encima.

como ser mas productivos

La Multitarea

El mal hábito más extendido y peligroso de todos. Realmente hay personas que son verdaderos especialistas en la multitarea.

Se ponen a hacer algo, y a la primera interrupción que tienen ya sea por mail, teléfono o físicamente, dejan rápidamente lo que están haciendo y se ponen con la nueva tarea que ha llegado, dejando la tarea anterior a medias, incompleta y sin terminar.

Más tarde, cuando ha vuelto la sensación de calma, empiezan a hacer otra cosa, y en medio de esa otra tarea, se dan cuenta de que todavía No terminaron la primera tarea que estaban haciendo!!

Oh Dios mío!, había quedado con aquel cliente en que le llamaría para confirmar antes de las 10 y ya son las 11:30!!! Me va a matar.

Esta es una situación muy típica y habitual.

Entonces, dejan de nuevo la otra tarea que comenzaron a hacer para centrarse en la primera que no terminaron, y así sucesivamente.

Lo mejor que se puede hacer en estos casos, es centrarse en empezar y terminar.

Céntrate!!, detente.

– Empieza tu tarea y no pares hasta terminarla.

Solo una tarea a la vez.

Si llegan nuevas tareas, apuntalas en un tu agenda y sigue con la tarea que estabas haciendo.

Siempre que la nueva tarea sea una interrupción, no te entretengas con los detalles, no anotes fechas de vencimiento, ni contextos, tampoco etiquetas o notas, simplemente apunta la nueva tarea en tu agenda o en el Inbox de tu aplicación de tareas, y sigue con tu plan de trabajo.

Si la nueva o nuevas tareas llegan mediante un mensaje o la bandeja de entrada de tu aplicación de correo, tranquilo, no hagas nada.

Cuando revises luego el email o el teléfono, ya tomarás nota de esa tarea o tareas en tu aplicación de tareas. Por el momento, déjalas allí en Stand-by.

Si viene un compañero a verte para encargarte una nueva tarea, dile amablemente que ahora no puedes atenderle y que en cuanto termines con la tarea que estas haciendo, vas a ir a buscarlo para tomar nota de su petición, o para ver como le puedes ayudar.

Si lo prefiere, y para que no le interrumpas, si no se trata de algo muy dificil o que requiera de muchas explicaciones, puedes decirle que te mande la petición en un mensaje o por correo electrónico, de esta forma no tienes que levantarte e ir a buscarlo, tampoco le molestaras o interrumpirás, y finalmente, siempre quedará constancia escrita de lo que se ha pedido.

Cuando termines la tarea que estás realizando, sigue con tu lista de próximas acciones, según tu planificación, o por el contrario, si alguna de las nuevas tareas que te han llegado es importante, reestructura tu planificación para hacerle un hueco y ponerte con ello cuanto antes.

– Nunca sacrifiques una tarea TMI

Esto es muy importante !!!

Las tareas TMI son Tareas Muy Importantes, o del inglés Most Important Tasks.

Las TMI, son las tareas que realmente te hacen avanzar hacia tus metas y tus objetivos, son las tareas que aportan resultados de verdad, por lo que sacrificar una TMI, por una nueva tarea de menor importancia, es un grave error.

¿Que sucede si la nueva tarea también es una tarea TMI?

En ese caso, intenta sacrificar una tarea de menor impacto e importancia, la que menos daño pueda hacer a tu planificación, tus resultados y tus objetivos.

Reestructura tus tareas menores, para hacerle hueco a la nueva TMI, y modifica la fecha de realización de la tarea menor para hacerla en otro momento o incluso otro día.

En definitiva, es importante que no alternes una tarea a otra sin ton ni son, concéntrate en empezar y terminar cada tarea por grande que sea.

¿Mandas tu o manda tu Smartphone?

Otro mal hábito muy extendido, es el de atender el teléfono móvil a la mínima de cambio.

En cuanto suena una llamada, una alarma o notificación, o en cuanto vemos que se enciende la pantalla, tenemos tendencia a desviar nuestra atención hacia la pantalla de nuestro terminal, y terminamos por coger esa llamada, atender esa alarma o revisar el notificador de mensajes.

En esencia se trata de una distracción en toda regla.

Reconozco que en determinadas ocasiones, todavía desvío mi atención hacia la pantalla del teléfono móvil en cuanto se enciende.

Es algo que cada vez va a menos, pero me sigue sucediendo.

Por eso mismo te recomiendo una serie de trucos para evitar que tu Smartphone, se convierta en un foco de distracciones.

Para empezar  lo primero que debes hacer, es apagar todos los notificadores, alarmas y demás avisos de tu Smartphone.

De esta manera conseguirás que tu atención no se vea afectada en cuanto llegue el primer Whatsapp de turno.

Otro buen consejo, es el hecho de que pongas tu Smartphone en modo vuelo, para que de esta manera, se desactiven todas las comunicaciones.

O incluso mejor, puedes apagarlo por un par de horas mientras dure tu tarea o tareas TMI.

Si la solución de “apagar” directamente el terminal te resulta muy complicada, puedes optar por ponerlo en silencio y boca abajo, para que de esta forma no puedas ver la pantalla.

En definitiva, el objetivo es que  controles a tu teléfono móvil, y no que el te controle a ti.

mejorar la productividad

3º Mal hábito – Falta de planificación

La falta de planificación, es también otro mal hábito productivo que comete mucha gente.

Comenzar el día a salto de mata, atendiendo haciendo cosas aquí y allá, sin rumbo ni coordenadas.

Este grave mal hábito, tendrá consecuencias muy negativas para tu productividad, y va muy de la mano de la multitarea.

El hecho de no tener una planificación, hará que alternemos de una actividad a otra, y que probablemente ignoremos nuestras metas y objetivos.

Es totalmente recomendable planificar todos los días, las actividades y tareas del día siguiente.

La Planificación Diaria: Todos los días de Lunes a Jueves, al terminar el día, planifica las actividades y tareas del día siguiente.

Planificación Semanal: Todos los viernes, planifica el inicio de la próxima semana (Lunes / Martes) y distribuye algunas tareas restantes durante el resto de la semana (Miércoles, Jueves, Viernes), para de esta forma tener un plan de ruta ya trazado.

La planificación diaria, es más hermética, más cerrada, cada día planificas el día siguiente y esa planificación queda inamovible salvo imprevisto o urgencia de fuerza mayor.

La planificación semanal es más abierta, tiene la ventaja de que te permite iniciar la siguiente semana con un mapa de ruta, para que cuando llegue el Lunes, puedas comenzar a tope, sin distracciones ni interrupciones.

Paralelamente, tiene la ventaja adicional de que la planificación inicial que hiciste el viernes para el resto de la semana, la puedes ir moviendo y reestructurando según tus nuevas necesidades y prioridades.

Es importante no ser exigente con la planificación del Viernes para la semana siguiente, y dejar huecos suficientes para poder mover las tareas, citas y eventos a medida que surjan nuevos imprevistos.

Tener una buena planificación, te hará avanzar hacia tus metas y objetivos, con un rumbo prefijado. La planificación es el equivalente a tu GPS.

Reuniones improductivas

Las reuniones son buenas, y necesarias, en si, no son un mal hábito productivo, si se realizan con control y orientadas extraer objetivos y resultados.

España tiene fama y costumbre de ser un país que sufre de “Reunionitis”.

Nos reunimos por cualquier cosa, por cualquier motivo. Muchas veces, se convocan reuniones improvisadas, sin preparación, sin una meta clara o un objetivo, y eso si que es un mal hábito.

Lo peor de todo es que después de 2 horas de reunión, sin extraer nada en concreto, decimos: “Por hoy lo dejamos aquí, pero mañana seguimos”.

Error!!!

reuniones improductivas

Cuando prepares o te convoquen a una reunión, debes tener bien claros los objetivos de la misma, que se va a extraer de ella y cual es su finalidad, si te aporta algo o te va a hacer perder el tiempo.

– Documéntate

Pregunta, infórmate, no asistas a una reunión porqué si, porqué te lo han pedido y ya está. Tampoco asistas a una reunión sin documentarte y sin documentación.

Si te consultan alguna cosa, quedarás como un tonto por no tener respuestas.

En base a la temática de la reunión, debes de ir previamente preparado.

Puedes preparar un informe, un análisis, una previsión, puedes llevar una lluvia de ideas si la reunión es para debatir sobre un nuevo producto o servicio.

Si la reunión es para la resolución de un problema, puedes llevar una propuesta de resolución.

En definitiva, no vayas a la reunión sin nada, con las manos vacías y sin aportar.

– Qué, Quién y Cuando

Es importante que a medida de que la reunión avance y se definan acciones a realizar, quede constancia escrita y todos tengáis muy claro:

  • Qué se debe de hacer, ya sea una sola acción o varias acciones.
  • Quién debe de hacer que.
  • Cuándo aquí definimos temporalmente cuándo es necesario realizar la acción o acciones definidas. Ponemos una fecha de vencimiento.

– El Tiempo es Oro

En algunas ocasiones, quizás puedas proponer alternativas a las reuniones presenciales, para evitar los desplazamientos.

No es lo mismo tener que cruzar toda la ciudad a media mañana para asistir a una reunión, que poder hacer la reunión mediante Skype o Google Hangouts. En este caso, el tiempo de desplazamiento se reduce a “0”.

En todo caso, antes de iniciar una reunión, se deberá fijar un tiempo máximo de duración.

Es un error convocar o entrar a una reunión en la cual no se ha definido un tiempo de duración. Piensa que el tiempo que dure la reunión se debe de multiplicar por la cantidad de asistentes.

Así pues, una reunión de 1 hora de duración, a la cual han asistido 4 personas, equivale a una inversión de 4 horas en productividad de los trabajadores.

Establecer una duración máxima, hará que la reunión sea ágil, rápida y concisa, se aborden los temas directamente y se eviten rodeos y divagar con otros temas que no vienen a cuento.

– Puntualidad

Hay que inculcar la cultura de la puntualidad.

No es productivo, el hecho de que se convoque una reunión a una hora determinada, y la gente vaya llegando a cuenta gotas.

Por consiguiente el inicio de la reunión, se demorará en base a lo que tarden en llegar las otras personas.

– Saber decir NO

En algunas ocasiones te pueden solicitar para una reunión en la que van a hablar de un nuevo proceso en la empresa.

Si ya conoces ese nuevo proceso o no te a aportar nada interesante o nuevo, directa y amablementedeclina la reunión.

Mucha gente acaba accediendo a tener reuniones, simplemente por no parecer descortés o mal educado.

Y esto ademas de que no le va a reportar nada, acabará dañando gravemente la productividad de ese día.

Revisar tu correo electrónico constantemente

Esto se denomina “Síndrome del chequeo constante”

Revisar tu correo electrónico constantemente, es un mal hábito muy extendido por muchos profesionales de todos los sectores.

No por el hecho de revisar tu correo electrónico con más frecuencia vas a ser mejor profesional.

Conseguirás ser muy popular, por atender el correo al instante, pero no avanzarás en la realización de tus tareas y en la consecución de tus objetivos.

El correo electrónico es un arma de doble filo. Si lo chequeas constantemente, dará la sensación de que siempre estás enganchado al correo, y por consiguiente, cuando alguien te envíe algo urgente, va a esperar respuesta de inmediato.

Por otro lado, alguien que solo esta pendiente de su correo, no se concentra en “empezar y terminar” sus tareas, y tiene todos los números para caer en la multitarea, en cuanto llega un nuevo correo con una petición “urgente”.

Recuerda…

Las urgencias se deben notificar por teléfono, no por correo electrónico.

¿Entonces? ¿No reviso el correo?

El correo electrónico, ha de ser revisado y procesado varias veces al día, pero lo correcto es marcar bloques de tiempo para realizar esta labor. No es recomendable revisar a todas horas el correo y procesar los mensajes a medida que van entrando.

Si lo haces, estarás prestando más atención a lo que llega a tu correo, que a hacer y completar tareas. Además corres el riesgo de que cualquier cosa que llegue y lleve el sello de urgente o importante, tire por tierra toda tu planificación.

Lo correcto es definir varios bloques de tiempo durante la jornada para realizar la revisión y procesado del correo electrónico.

Educa a tus compañeros y superiores.

Si tienen alguna petición realmente urgente, que no te la manden por correo electrónico, ya que en función de las horas a las que destines los bloques de tiempo para la revisión y procesado del correo, puede darse el caso de que alguna cosa urgente, no la atiendas cuando corresponda, y luego vendrán las prisas, las carreras y quizá hasta los enfados.

Las peticiones urgentes e importantes, siempre por teléfono.

De esta forma evitaremos el …

“Es que me enviaste el correo a las 13 pero yo hasta que no lo miré de a las 16:00 de la tarde, no vi tu petición.”

Hay personas que padecen el “Síndrome del chequeo constante”, que no es otra cosa que estar pendiente de todos y cada uno de los correos que llegan justo en el momento en el que llegan, y da igual desde que dispositivo,… estas personas están siempre “On” ya sea desde su Smartphone, Tablet, Pc o Portátil.

No pasa nada porque se te acumulen algunos correos.

Piensa que no todos los correos son iguales, y que quizá de un bloque de 25 correos, tan solo 5 sean tareas, 5 o 6 respuestas a peticiones tuyas, algunos de publicidad, y otros un simple “Gracias” o “Ok”

Con lo cual reducimos los 25 correos en 5 o 6 que son próximas acciones, y el resto pueden ir desde material de consulta / referencia a basura o un simple “gracias” que evidentemente eliminaremos, ya que el mensaje en si no requiere ninguna acción por nuestra parte y tampoco es útil como material de consulta posterior.

Te recomiendo ver este vídeo de Elsa Punset, en el cual habla de la multitarea:

Los Ladrones del Tiempo ¿Qué son y cómo evitarlos?

Los Ladrones del Tiempo ¿Qué son y cómo evitarlos?

¿Que son los ladrones del tiempo?

¿Has notado alguna vez que el tiempo no te alcanza o que tu forma de vida no es nada de interesante?

Aunque a simple vista esto parezca culpa del exceso de trabajo o de horarios muy ajustados, la verdad es que los pequeños detalles te están robando un minuto tras otro a tu vida, y como bien sabes: el único recurso no renovable es el tiempo.

Sin embargo, es muy importante dejar las cosas claras desde el principio: el crimen en cuestión sólo se llevará a cabo si tú lo permites.

Perder tiempo es una elección que depende única y exclusivamente a ti, de modo que tú eres quien finalmente decide cerrarles la puerta a los saqueadores.

En este artículo te mostraremos algunas herramientas para que puedas combatir a los ladrones del tiempo.

Cosas que hacen perder el tiempo

Internet y las Redes Sociales

Es el ladrón de moda. Si bien, es un excelente medio de comunicación por la gran variedad de fuentes y recursos que puedes encontrar, lo más común por estos días es ver a una gran masa de gente desperdiciando su tiempo en las redes sociales.

La pregunta que debes hacerte no es ¿por qué uso internet?, sino ¿para qué voy a iniciar sesión? ¿Qué provecho le sacaré a ese tiempo que voy a invertir en la web? Supón entonces que no tienes conexión a la red, ¿qué otra cosa podrías hacer?

La Televisión

Se dice que la televisión tiene el mismo efecto en las personas que la luz en algunos animales.

Si te fijas en la mayoría de los insectos, verás que son atraídos por la luz y se quedan ahí, mirándola por un largo periodo de tiempo sin poder alejarse.

A los seres humanos nos ocurre lo mismo, encendemos la televisión y aunque la programación no tenga nada nuevo o interesante, simplemente nos aplastamos a verla y hacer zapping, como si perdiéramos la capacidad para apagarla.

Si no estás viendo nada o es una película que has visto mil veces (como Jurassic Park) hazte el favor de tomar el control y pulsar el bendito botón de On/Off. Eso es todo.

Te aseguro que el sólo hecho de ver la pantalla apagada te despejará la mente y recordarás esas tareas que tienes pendientes desde hace tiempo.

Las Interrupciones

En esta categoría se encuentran todos esos elementos que te desconectan de aquello que requiere tu atención, como el timbre de la puerta o el teléfono.

Aunque no puedas ejercer control sobre las personas que van a visitarte o te llaman (podrías apagar el teléfono), también existen otros interruptores que tú activas como la “necesidad” de iniciar la sesión en Facebook “sólo para ver si ya me comentaron” o abrir múltiples ventanas de noticias, correos, etc.

Estos distractores suman mucho tiempo junto.

Lo ideal es que al trabajar en tu ordenador mantengas la menor cantidad de ventanas abiertas, dándole prioridad a las que verdaderamente necesitas en ese momento.

Aplazar las tareas

Si eres de los que habitualmente aplazas para otro momento las tareas que menos te gustan, éstas tareas terminarán rebelándose con un efecto que será muy destructivo sobre tu organización personal.

No te lo pienses.

Debes hacerlas lo antes posible y de esta manera evitarás el estrés y la culpabilidad que te genera el estar aplazándolas continuamente.

Ladrones del tiempo en el trabajo. Ejemplos

A continuación veremos algunos de los ladrones de tiempo más comunes en el momento de trabajar:

  • El teléfono móvil.
  • Las reuniones improductivas.
  • Las visitas inoportunas.
  • El no saber decir NO.
  • La falta de prioridades.
  • Hacer varias cosas a la vez.
  • Hacerlo todo uno mismo (delegación pobre).
  • Las crisis, urgencias ,”incendios”.
  • Dejar las cosas a medias.
  • Una comunicación deficiente.
  • El papeleo (incluido el informático).
  • Tratar de abarcar demasiado.
  • El exceso de detalle.
  • Una planificación insuficiente.
  • La falta de disciplina.

Recuerda siempre que lo que resulta realmente urgente en la vida es ocuparse de las cosas importantes y tu tiempo es una de ellas.

En el siguiente video te mostramos más información sobre los ladrones del tiempo: